06.12.2018 tarihli ve 30617 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Elektronik Tebligat Yönetmeliği’nin 5/f ve 6. maddelerinin amir hükümleri gereğince derneklerin (dernek, federasyon, konfederasyon ve 3331 sayılı Kanun kapsamında kurulan birlikler dahil) Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi (UETS)’ne dahil edilerek elektronik tebligat adreslerinin oluşturulabilmesi için Posta ve Telgraf Teşkilatı AŞ (PTT) ile Bakanlığımız arasında 10.03.2023 tarihinde veri paylaşım protokolü imzalanmıştır.
Söz konusu protokol çerçevesinde teknik çalışmalar tamamlanmış olup an itibariyle Dernekler Bilgi Sistemi (DERBİS)’te kayıtlı 101.340 kuruluştan, 85.315 kuruluşun (dernek ve birlik şubeleri hariç 6.278) UETS hesapları oluşturulmuş ve başvuru halinde aktif edilecek duruma getirilmiştir. Yönetmeliğin yayınlanmasının ardından münferiden PTT’ye başvuran 1.598 kuruluş hali hazırda e-Tebligat sistemini kullanmaktadır. Yine VKN’si olmayan ya da hatalı olan 8.149 kuruluşa ilişkin çalışmalar devam etmektedir.
Yeni kurulan kuruluşların otomatik olarak VKN’lerini almalarını müteakip yine otomatik olarak UETS hesaplarının oluşturulması sağlanmıştır. Ayrıca, Genel Müdürlüğümüzce ve İl Sivil Toplumla İlişkiler Müdürlüklerince 7201 sayılı Kanun kapsamında hazırlanan tebligatlar e-İcisleri Sistemi üzerinden UETS kullanan kuruluşlara gönderilebilmektedir.
e-İcisleri üzerinden elektronik tebligatın nasıl gönderildiğine ilişkin kullanım kılavuzu hazırlanmış olup UETS hesapları aktif olan derneklere elektronik tebligat yapılması sağlanacaktır.
2024 yılında il müdürlüklerince derneklere 9.109’i elden, 5.192’i posta yoluyla olmak üzere toplam 14.301 tebligat yapılmıştır. Posta yoluyla yapılan 5.192 tebligat için toplam 731.262 TL ücret ödenmiştir.
An itibariyle posta yoluyla yapılan 1 adet tebligatın maliyeti 210 TL (hızlı tebligat 420 TL) olup UETS üzerinden yapılan 1 adet tebligatın maliyeti 10 TL’dir. Derneklere elden tebligat yapılamadığı hallerde elektronik ortamda tebligat yapılması tasarruf sağlayacaktır.
Her ne kadar Elektronik Tebligat Yönetmeliğinin 5/f maddesi ile derneklere tebligatın elektronik olarak yapılması zorunlu hale getirilmiş olsa da herhangi bir cezai müeyyide bulunmadığından bazı derneklerin UETS hesaplarını aktif etmekten kaçınabileceği değerlendirilmektedir.
Bu kapsamda, yapılan entegrasyon çalışmaları neticesinde oluşturulan UETS hesaplarının aktif hale getirilmesi büyük önem arz etmekte olup Genel Müdürlüğümüzce ve 81 il müdürlüğünce her türlü iletişim kanalı kullanılarak (sms, yüzyüze görüşme, sosyal medya paylaşımları vb.) derneklerin UETS hesaplarını aktif etmeleri teşvik edilecektir.
